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信息系统功能持续优化过程中的软件需求变更管
发布时间:2019-02-09 01:44 作者:皇冠娱乐

  主要论述通过需求变更管理,将软件变更产生的负面影响降到最低的方法。参考国内外需求变更管理方法,结合本人的工作经验,对需求变更管理方法进行简要论述。分析需求变更的原因,需求变更的影响,得出需求变更的管理方法,强调需求变更管理过程中的可追溯性,通过工作中的实例证明方法的有效性,并应用该方法指导实际工作中出现的需求管理问题,使需求变更管理有章可循,达到加强需求变更管理、提高项目管理水平的最终目标。

  2018年,国家卫生健康委员会先后制订出台“十三五”全民健康信息化发展规划和安全规划,以夯实基础、深化运用、创新发展为主线。对目前医院信息化建设现状进行分析,对未来5~10年全国医院信息化应用发展建设提出要求。从国内信息系统的发展历程来看,医院信息系统的建设是一个持续的过程。为了适应不断变化的临床需求,信息系统需要不断改进。软件的上线不是工作的终点,而是应用的起点,以包头市中心医院为例,从2003年开始,医院信息系统经历了若干版本的升级与改造,目前仍在持续改进过程中。因此,如何对现有系统功能进行优化,构建良好的持续改进模式,是当前医院信息化发展面临的主要问题。医院信息科通过对信息系统发展过程中存在的问题进行分析,优化系统功能,在持续改进中发挥关键作用,积极推动信息系统在医院业务中的应用,推动医院业务与信息系统有机结合,使信息系统做到合理化、人性化、智能化,方便医护人员工作、辅助临床决策。

  外部环境管理思路变化引起的变更;组织机构、人员调动引起的变更;政策变化引起的变更。

  内部使用信息科维护人员在软件运维过程中得出的需求点;临床使用人员通过电话反馈或微信群反馈;通过定期召开信息化联席会议收集需求;信息科项目负责人对系统定期进行全面的数据分析,根据数据分析结果发现系统问题。

  信息科人员在软件运维过程中,经常会遇到各种各样的变更需求,如果想要做好变更管理,首先要将变更管理规范化,主要应该包含以下几个步骤。

  确定项目负责人每一个项目都应指定专人作为项目负责人,全程监督、配合项目实施,包括项目的前期调研、需求整理、项目实施、沟通协调、变更管理,并按照规定格式做好记录。

  识别变更,分析变更的合理性项目负责人收到需求变更申请之后,需要评审需求的合理性,通过经验和沟通,分析需求属于哪个类型:无法使用系统中已有的功能;问题需要通过改变管理流程来解决;需要通过软件变更来实现。

  了解需求后,尽可能通过不改变系统的方法来实现,避免因新功能上线引发的其他问题。在这个环节中,项目负责人起到很重要的作用:一方面了解业务科室的需求本质,另一方面要了解软件的技术实现方法。

  书面申请所有的变更申请都应由需求科室发起,审批通过后,详细记录需求[[]]。大多数的变更由科室或个人发起,项目负责人可以通过调研了解其他科室是否有相似需求,一方面可以将变更更加完善与彻底,降低频繁变更对临床工作的影响,另一方面也可对临床互相冲突的需求起到拦截作用。

  变更分级对于用户提出的需求,需要进行分级管理,更好的对需求变更的进行控制和管理。

  一级需求:关键性的需求,如不能满足,医院业务不能正常进行。这个级别的需求必须满足,通常时效性较强。

  二级需求:次关键性需求,它不影响工作的进行,但不加以满足,新政策无法落实。一般新功能,属于这个级别。

  三级需求:重要的需求,若不被满足会使信息系统的价值下降,为了体现信息科工作价值,一般性的重大的有价值的全新模块开发,属于此级别。

  四级需求:改良性需求,没有满足这类需求并不影响已有功能的使用,但如果实现了会提升用户体验。一般是界面和使用方式的需求。

  对于四级需求,如果时间和资源条件都允许,可以实现。对于五级需求,可以先列在“待解决需求”中。

  变更追溯变更分级完成后,对得出来的结论进行综合分析,如:每个功能需要花多少时间开发,以及每个时间节点应该解决哪些需求。有一些需求无法确定能否实现,暂时列入“待解决需求”。需要多系统联合解决的问题,需要详细记录沟通过程。一般医院没有项目管理的追溯系统,可以通过EXCEL来记录、监控变更执行情况及问题的处理分析过程,既能有效的管理,又能防止与临床之间的纠纷。想要做到可追溯,项目变更记录需要非常详细,应记录变更原因,变更时间,变更前后的内容,项目负责人,变更是否完成等,达到可以追溯到每一次的需求变更的效果,让工作更可控。但是也要注意记录的详细程度需要根据工作情况灵活掌握,不是粒度越细越好,太繁琐的记录会导致难以标准化而失去统计的价值,耗费巨大的时间成本,使工作难以维持和交接。

  变更过程管理需求文档提交后,项目负责人需要和技术人员去沟通功能实现的技术难度及时间节点,能快速完成的和非紧急的需求,按正常流程登记“完成时间”,紧急且复杂需求,需要先上线替代功能或加急处理,并重点关注,在厂商提供的时间节点前了解完成进度,如不能按进度完成,根据情况做出时间调整或与科室沟通,将沟通后的结果登记,确认功能满足需求后,与科室确认,涉及科室较多时,需统一确认。

  实施需求变更管理需要注意以下几点:注意沟通的技巧,既要了解临床的实际需求,又要评估技术方案的合理性。需求变更一定要经过相关领导审批,审批文件归档管理。需求变更后,受影响的软件都要进行相应的变更,以保持和更新的需求一致。

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